আনুষ্ঠানিক, বন্ধুসুলভ বা সরাসরি: বার্তার জন্য ঠিক সুর বাছা
Private Writing Assistant
আপনার ডিভাইসেই চলা AI দিয়ে ব্যাকরণ যাচাই করুন আর লেখা নতুন করে লিখুন। বিনামূল্যে।
Chrome-এ যোগ করুন
Safari-তে যোগ করুন
“ঠিক আছে, বৃহস্পতিবার পাঠাও।” দুটো মিটিংয়ের ফাঁকে টাইপ করা চারটে শব্দ, বোঝাতে চাওয়া হয়েছিল “হ্যাঁ”। যে সহকর্মী এটা পেলেন, তিনি সারা বিকেল ভাবলেন তাঁর কী ভুল হয়েছে। শব্দগুলোতে রূঢ় কিছু ছিল না। সুরটা তৈরি হয়েছিল যা বাদ পড়েছিল, তা দিয়ে।
সংক্ষেপে
সুর বাছুন তিনটি জিনিস দেখে: বার্তা কে পড়বেন, তাঁকে কতটা চেনেন, আর কী ঝুঁকি আছে। অচেনা মানুষ, ঊর্ধ্বতন সহকর্মী বা স্পর্শকাতর বিষয় বেশি যত্ন আর আনুষ্ঠানিকতা চায়; সহকর্মী আর রোজকার খবর ছোট ও সরাসরি হতে পারে। সন্দেহ হলে যতটা দরকার মনে হয় তার চেয়ে একটু বেশি আনুষ্ঠানিক থাকুন।
লেখায় সুর কেন ভুল হয়
কথোপকথনে অর্ধেক কাজ করে আপনার গলা আর মুখ। হাসিমুখে ছোট উত্তর বন্ধুত্বপূর্ণ; একই কথা চ্যাটে টাইপ করলে রুক্ষ লাগতে পারে। পাঠক হারানো সুরটা নিজেই ভরিয়ে নেন, আর চাপে থাকলে প্রায়ই খারাপ দিকে।
তাই লেখার সুর ভেবেচিন্তে বাছতে হয়। তার জন্য তিনটি প্রশ্নই যথেষ্ট।
তিনটি প্রশ্ন
- কে পড়বেন? ক্লায়েন্ট, ম্যানেজার, অচেনা কেউ বা বন্ধু। পরে আর কে পড়তে পারেন তাও ভাবুন: বার্তা ফরোয়ার্ড হয়।
- আপনাদের সম্পর্ক কী? যাঁর সঙ্গে রোজ কাজ করেন, তিনি সম্ভাষণ ছাড়া ছোট বার্তা নিতে পারেন। যাঁর সঙ্গে কখনো দেখা হয়নি, তাঁর দরকার বেশি প্রসঙ্গ আর বেশি সৌজন্য।
- কী ঝুঁকি? দুপুরের খাওয়ার পরিকল্পনা, ফসকে যাওয়া সময়সীমা, অভিযোগ বা খারাপ খবর। ঝুঁকি যত বেশি, পাঠক প্রতিটি শব্দে তত বেশি পড়বেন।
উত্তরগুলো আপনাকে দুই প্রান্তের মাঝে একটা জায়গা দেয়: ছোট, সরাসরি ও অনানুষ্ঠানিক, অথবা পূর্ণ, সতর্ক ও আনুষ্ঠানিক। অফিসের বেশির ভাগ বার্তা মাঝামাঝি কোথাও থাকে।
একই দেরির খবর, দুইভাবে লেখা
একই খবর, দেরি, দুজন আলাদা পাঠকের জন্য।
- সহকর্মীকে: “এই শোনো, রিপোর্টটা একটু দেরি হবে, বৃহস্পতিবার নাগাদ। ডেটা একদিন পরে এসেছে। সরি!”
- ক্লায়েন্টকে: “প্রিয় শ্রীমতী সেন, দুঃখের সঙ্গে জানাচ্ছি যে ত্রৈমাসিক প্রতিবেদনটি মঙ্গলবারের বদলে বৃহস্পতিবার পৌঁছাবে। মূল ডেটা আমাদের কাছে একদিন দেরিতে এসেছে, আর তাড়াহুড়োর প্রতিবেদনের বদলে আমি আপনাকে সম্পূর্ণ প্রতিবেদন পাঠাতে চাই। বৃহস্পতিবারে আপনার পরিকল্পনায় কোনো অসুবিধা হলে অনুগ্রহ করে জানাবেন।”
প্রথমটা সেই সহকর্মীর জন্য ঠিক যাঁর শুধু নতুন তারিখটা দরকার। দ্বিতীয়টা ক্লায়েন্টের জন্য ঠিক: বদলটা জানায়, একবার কারণ বলে, দায় নেয় আর পরের পদক্ষেপ দেয়। কোনোটাই সাধারণভাবে ভালো নয়। প্রতিটি একজন পাঠকের সঙ্গে খাপ খায়।
আসলে কী সুর বদলায়
- সম্ভাষণ আর সমাপ্তি। পাঠক মূল কথায় পৌঁছানোর আগেই প্রথম আর শেষ লাইন মাত্রাটা ঠিক করে দেয়।
- সম্বোধন। বাংলায় এই বাছাই হয় “আপনি”, “তুমি” আর “তুই” দিয়ে, আর তার সঙ্গে প্রতিটি ক্রিয়ার রূপও বদলায় (করেন, করো, করিস)। তাই সুর বদলালে সব ক্রিয়া মিলিয়ে নিন; এক বার্তায় “আপনি” আর “করো” মিশে যাওয়া খুব চেনা ভুল। ইংরেজিতে “you” একটাই, তাই সেখানে ঘনিষ্ঠতা বোঝায় অন্যভাবে, যেমন সংক্ষিপ্ত রূপে; কিছু ভাষা ক্রিয়ার রূপ বা ভাষার স্তর দিয়ে, কিছু ভাষা সর্বনামের বদলে উপাধি দিয়ে।
- সরাসরি বলা। “ফাইলটা পাঠাও” আর “ফাইলটা কি পাঠাতে পারবেন?” একই জিনিস চায়, আলাদা দূরত্ব থেকে।
- কারণ। কারণ বললে অনুরোধ বা অস্বীকৃতি ভেবেচিন্তে বলা মনে হয়, হঠাৎ নয়।
- ইমোজি আর বিস্ময়চিহ্ন। সহকর্মীদের মধ্যে উষ্ণ, অচেনাদের সঙ্গে আর খারাপ খবরে ঝুঁকিপূর্ণ।
ভাষা আর সংস্কৃতি ভেদে সুর
প্রতিটি ভাষা ভদ্র আর আড়ষ্টের সীমারেখা আলাদা জায়গায় টানে। বাংলা বা জাপানি ব্যবসায়িক ইমেইলে যে আনুষ্ঠানিকতা স্বাভাবিক, ইংরেজিতে তা দূরের মনে হতে পারে, আর একজন আমেরিকানের সহজ বন্ধুত্বপূর্ণ ভঙ্গি অন্য জায়গায় বেশি ঘনিষ্ঠ লাগতে পারে। অন্য সংস্কৃতির কাউকে লিখলে তাঁর আগের বার্তার মতো লিখুন: তাঁর সম্ভাষণ, তাঁর দৈর্ঘ্য, তাঁর আনুষ্ঠানিকতা।
যখন নিশ্চিত নন
যতটা দরকার মনে হয় তার চেয়ে একটু বেশি আনুষ্ঠানিকভাবে শুরু করুন। পরের বার্তায় সুর হালকা করা সহজ, কিন্তু অযত্নের মনে হওয়া সুর ফিরিয়ে নেওয়া কঠিন। বার্তাটা একবার প্রাপকের চোখে পড়ুন, বিশেষ করে যদি তাঁর দিনটা খারাপ যায়।
দ্রুত আরেকটা সুর চেষ্টা করতে Private Writing Assistant-এ বার্তাটি বেছে নিন, “আবার লিখুন” চাপুন আর “পেশাদার” বা “বন্ধুসুলভ” বেছে নিন। বদলগুলো হাইলাইট করা নতুন রূপ একই ভাষায় পাবেন, আর পাঠানোর আগে দুটো মিলিয়ে দেখতে পারেন। বার্তাকে পেশাদার করা নিয়ে আমাদের পোস্ট আনুষ্ঠানিক প্রান্তে আরও এগোয়।
পরের বার্তাটা Private Writing Assistant দিয়ে আরেক সুরে লিখে দেখুন, 101টি ভাষার যে কোনোটায়।