औपचारिक, मैत्रीपूर्ण किंवा थेट: संदेशासाठी योग्य सूर निवडणे
Private Writing Assistant
तुमच्या डिव्हाइसवरच चालणाऱ्या AI ने व्याकरण तपासा आणि मजकूर पुन्हा लिहा. मोफत.
Chrome मध्ये जोडा
Safari मध्ये जोडा
“ठीक आहे, गुरुवारी पाठवा.” दोन मीटिंगच्या मध्ये टाइप केलेले चार शब्द, अर्थ होता “हो”. ज्या सहकाऱ्याला ते मिळाले, त्याने अख्खी दुपार आपले काय चुकले याचा विचार करण्यात घालवली. शब्दांत उद्धट काहीच नव्हते. सूर आला होता जे लिहिलेच नव्हते त्यातून.
थोडक्यात
सूर तीन गोष्टींवरून निवडा: संदेश कोण वाचेल, तुम्ही त्यांना किती ओळखता, आणि काय पणाला आहे. अनोळखी व्यक्ती, वरिष्ठ सहकारी किंवा नाजूक विषय यांना जास्त काळजी आणि औपचारिकता लागते; सहकारी आणि रोजचा अपडेट लहान आणि थेट असू शकतो. शंका असेल तर गरजेपेक्षा थोडे जास्त औपचारिक राहा.
लेखनात सूर का बिघडतो
बोलताना अर्धे काम तुमचा आवाज आणि चेहरा करतात. हसत दिलेले छोटे उत्तर मैत्रीपूर्ण असते; तेच शब्द चॅटमध्ये टाइप केले की तुटक वाटू शकतात. वाचक हरवलेला सूर स्वतः भरून काढतात, आणि ताणात असताना बहुधा वाईट अर्थाने.
म्हणून लेखी सूर जाणीवपूर्वक निवडावा लागतो. त्यासाठी तीन प्रश्न पुरेसे.
तीन प्रश्न
- कोण वाचेल? क्लायंट, मॅनेजर, अनोळखी व्यक्ती की मित्र. नंतर आणखी कोण वाचू शकेल याचाही विचार करा: संदेश पुढे पाठवले जातात.
- तुमचे नाते काय आहे? ज्याच्यासोबत रोज काम करता तो अभिवादनाशिवायचा छोटा संदेशही स्वीकारतो. ज्याला कधी भेटला नाहीत त्याला जास्त संदर्भ आणि जास्त सौजन्य हवे.
- काय पणाला आहे? दुपारच्या जेवणाचा बेत, चुकलेली मुदत, तक्रार किंवा वाईट बातमी. जितके जास्त पणाला, तितका वाचक प्रत्येक शब्दात जास्त अर्थ वाचेल.
उत्तरे तुम्हाला दोन टोकांमधली जागा देतात: लहान, थेट आणि अनौपचारिक, किंवा पूर्ण, काळजीपूर्वक आणि औपचारिक. कामाचे बहुतेक संदेश मधे कुठेतरी असतात.
तोच उशीर, दोन प्रकारे लिहिलेला
एकच बातमी, उशीर, दोन वेगळ्या वाचकांसाठी.
- सहकाऱ्याला: “अरे, रिपोर्टला थोडा उशीर होईल, बहुतेक गुरुवारपर्यंत. डेटा एक दिवस उशिरा आला. सॉरी!”
- क्लायंटला: “आदरणीय श्रीमती देशपांडे, आपणास कळवण्यास खेद वाटतो की तिमाही अहवाल मंगळवारऐवजी गुरुवारी पोहोचेल. मूळ डेटा आमच्याकडे एक दिवस उशिरा आला, आणि घाईचा अहवाल पाठवण्यापेक्षा आपल्याला पूर्ण अहवाल पाठवणे मला योग्य वाटते. गुरुवारमुळे आपल्या नियोजनात काही अडचण येत असल्यास कृपया कळवावे.”
पहिला त्या सहकाऱ्यासाठी योग्य आहे ज्याला फक्त नवी तारीख हवी आहे. दुसरा क्लायंटसाठी योग्य आहे: तो बदल सांगतो, एकदा कारण स्पष्ट करतो, जबाबदारी घेतो आणि पुढची पायरी सुचवतो. सर्वसाधारणपणे कोणताच चांगला नाही. प्रत्येक एका वाचकाला शोभतो.
प्रत्यक्षात सूर काय बदलते
- अभिवादन आणि शेवट. वाचक मुद्द्यापर्यंत पोहोचण्याआधीच पहिली आणि शेवटची ओळ पातळी ठरवतात.
- संबोधन. मराठीत ही निवड “आपण”, “तुम्ही” आणि “तू” यांनी होते, आणि त्यानुसार प्रत्येक क्रियापद बदलते (कराल, कराल, करशील). आदरार्थी “आपण” चा अर्थ “आम्ही आणि तुम्ही” असाही होऊ शकतो, म्हणून संदर्भ स्पष्ट ठेवा. इंग्रजीत “you” एकच आहे, म्हणून ती जवळीक इतर मार्गांनी दाखवते, जसे संक्षिप्त रूपांनी; काही भाषा क्रियापदांच्या रूपांनी किंवा भाषेच्या स्तरांनी, तर काही सर्वनामाऐवजी उपाधींनी.
- थेटपणा. “फाइल पाठव” आणि “फाइल पाठवू शकाल का?” एकच गोष्ट मागतात, वेगळ्या अंतरावरून.
- कारण. कारण दिल्याने विनंती किंवा नकार विचारपूर्वक वाटतो, अचानक नाही.
- इमोजी आणि उद्गारचिन्हे. सहकाऱ्यांमध्ये उबदार, अनोळखी लोकांसोबत आणि वाईट बातमीत धोक्याची.
भाषा आणि संस्कृतींनुसार सूर
प्रत्येक भाषा नम्र आणि ताठर यांच्यातली रेषा वेगळ्या ठिकाणी ओढते. मराठी किंवा जपानी व्यावसायिक ईमेलमध्ये सामान्य असलेली औपचारिकता इंग्रजीत दुरावलेली वाटू शकते, आणि अमेरिकन व्यक्तीची सहज मैत्रीपूर्ण शैली इतरत्र जरा जास्तच जवळीकीची वाटू शकते. दुसऱ्या संस्कृतीतील व्यक्तीला लिहिताना त्यांच्या आधीच्या संदेशाप्रमाणे लिहा: त्यांचे अभिवादन, त्यांची लांबी, त्यांची औपचारिकता.
जेव्हा खात्री नसते
गरजेपेक्षा थोड्या जास्त औपचारिकतेने सुरुवात करा. पुढच्या संदेशात सूर सैल करणे सोपे असते, पण निष्काळजी वाटलेला सूर मागे घेणे कठीण. संदेश एकदा घेणाऱ्याच्या नजरेतून वाचा, विशेषतः त्यांचा दिवस वाईट जात असेल तर.
झटपट दुसरा सूर आजमावण्यासाठी Private Writing Assistant मध्ये तुमचा संदेश निवडा, “पुन्हा लिहा” दाबा आणि “व्यावसायिक” किंवा “मैत्रीपूर्ण” निवडा. बदल हायलाइट केलेले नवे रूप त्याच भाषेत मिळते, आणि पाठवण्याआधी दोन्हींची तुलना करता येते. संदेश व्यावसायिक करण्यावरील आमचा लेख औपचारिक टोकाकडे आणखी पुढे जातो.
तुमचा पुढचा संदेश Private Writing Assistant सह दुसऱ्या सुरात आजमावा, 101 पैकी कोणत्याही भाषेत.