Private Writing Assistantવાત બદલ્યા વગર સંદેશને વધુ વ્યાવસાયિક કેવી રીતે બનાવવો?
હકીકતો અને વિનંતી એ જ રાખો અને ફક્ત શબ્દો બદલો: બોલચાલના શબ્દો અને ફાલતુ વાતો કાઢો, અસ્પષ્ટ શબ્દોને બદલે ચોક્કસ શબ્દો મૂકો, અને વિનંતી વિવેકથી પણ સીધી રીતે કહો. Private Writing Assistantમાં લખાણ પસંદ કરો, “ફરીથી લખો” દબાવો અને “વ્યાવસાયિક” પસંદ કરો, જેથી સરખામણી માટે એક રૂપ મળે.
“વ્યાવસાયિક” એટલે શું
વ્યાવસાયિક એટલે લાંબું, અક્કડ કે ઔપચારિક શબ્દપ્રયોગોથી ભરેલું નહીં. એનો અર્થ છે કે વાચક તમારા સંદેશને મહેનત વગર ગંભીરતાથી લઈ શકે: સ્પષ્ટ હકીકતો, સ્પષ્ટ વિનંતી, આદરભર્યો સૂર, અને ધ્યાન ભટકાવે એવું કંઈ નહીં, જેમ કે બોલચાલના શબ્દો, કદાચ ન જામે એવી મજાક, ઉદ્ગારચિહ્નોની હાર કે સમાચાર કરતાં લાંબી માફી.
એક સંદેશ, બે સૂર
આ રહ્યો ઉતાવળમાં જેવો ઘણી વાર લખાય છે એવો એક સંદેશ, અને તેનું એક વ્યાવસાયિક રૂપ:
hi, sorry ફરી late!! ક્લાયન્ટે last minute માં બધું બદલી નાખ્યું એટલે પ્રેઝન્ટેશન હજી ready નથી, asap મોકલું છું
નમસ્તે ધરા, પ્રેઝન્ટેશન નક્કી કરેલા સમય પછી આવશે, કારણ કે ક્લાયન્ટે છેલ્લી ઘડીએ બ્રીફ બદલી નાખ્યું. તૈયાર થતાં જ મોકલી દઈશ, અને આવતીકાલ પછી જાય તો તમને જણાવીશ.
જુઓ શું એ જ રહ્યું: પ્રેઝન્ટેશન મોડું છે, કારણ ક્લાયન્ટ છે, બને એટલું જલદી આવશે. જુઓ શું બદલાયું: સંબોધન, પૂરાં વાક્યો, માફીને બદલે કારણ, અને અસ્પષ્ટ “asap” ને બદલે જાણ કરતા રહેવાનું વચન.
મૈત્રીપૂર્ણ રૂપ આ બંનેની વચ્ચે હશે: “નમસ્તે ધરા, સૉરી, પ્રેઝન્ટેશન ફરી મોડું છે! ક્લાયન્ટે છેલ્લી ઘડીએ બ્રીફ બદલી નાખ્યું. બને એટલું જલદી મોકલું છું.” કોઈ સૂર વધુ સારો નથી. સાચો સૂર કોણ વાંચી રહ્યું છે તેના પર આધાર રાખે છે.
ફરીથી લખવાથી એ હકીકતો ઉમેરાતી નથી જે તમે આપી જ નથી
ધ્યાન આપો કે કોઈ પણ રૂપમાં “બપોરે 3 વાગ્યા સુધીમાં” લખ્યું નથી. મૂળ સંદેશને ખબર નહોતી કે પ્રેઝન્ટેશન ક્યારે તૈયાર થશે, તેથી પ્રામાણિક રૂપ પણ તે જાણી ન શકે. વધુ પાકો સંદેશ જોઈતો હોય, તો હકીકત જાતે ઉમેરો: “કાલે બપોરે 3 વાગ્યા સુધીમાં મોકલી દઈશ.” આ એક હકીકત શબ્દોની કોઈ પણ પસંદગી કરતાં વધુ વ્યાવસાયિક સૂર આપે છે.
“ફરીથી લખો” કેવી રીતે કામ કરે છે
લગભગ કોઈ પણ ટેક્સ્ટ બૉક્સમાં એક વાક્ય કે ફકરો પસંદ કરો, “ફરીથી લખો” દબાવો અને એક શૈલી પસંદ કરો. આઠ શૈલીઓ છે: સુધારો, સહજ, વ્યાવસાયિક, મૈત્રીપૂર્ણ, શૈક્ષણિક, સરળ, ટૂંકું અને વિસ્તૃત. ફેરફારો હાઇલાઇટ કરેલા હોય છે, જેથી બરાબર શું બદલાયું તે તમે જોઈ શકો.
પછી એક ક્લિકમાં તમારું લખાણ બદલો (અને વિચાર બદલાય તો પાછું પહેલાં જેવું કરો), નવું રૂપ કૉપિ કરો, અથવા જુદા શબ્દો માટે ફરી પ્રયાસ કરો. ફરીથી લખાયેલું લખાણ એ જ ભાષામાં રહે છે જેમાં તમે લખ્યું હતું. “ફરીથી લખો” એ દરેક જગ્યાએ કામ કરે છે જ્યાં એક્સ્ટેન્શન લખાણ ચકાસે છે, Google Slides સિવાય.
બદલતાં પહેલાં ફેરફારો વાંચો
- કોઈ મહત્ત્વની વાત છૂટી ગઈ: કોઈ નામ, સંખ્યા કે શરત?
- તેણે તમારા ઇરાદા કરતાં વધુ વચન આપી દીધું, કે ઓછી માફી માગી?
- શું તે હજી તમારા જેવું લાગે છે? કોઈ સંદેશ અચાનક પ્રેસ રિલીઝ જેવો લાગવા માંડે ત્યારે સહકર્મીઓ તરત પારખી જાય છે.
લેખક તમે છો. ફરીથી લખાયેલું રૂપ પસંદ કરવા માટેનો એક મુસદ્દો છે, ચુકાદો નહીં.
અઘરા સંદેશા માટે પણ ખાનગી
જે સંદેશા લોકો સૌથી વધુ બરાબર લખવા માગે છે, તે ઘણી વાર સંવેદનશીલ હોય છે: કોઈ ક્લાયન્ટ, કોઈ વિલંબ, કોઈ સહકર્મી વિશે. “ફરીથી લખો” Chrome Built-in AI સાથે તમારા કમ્પ્યુટર પર ચાલે છે, તેથી જે લખાણ તમે ફરીથી લખાવો છો તે અમને કે કોઈ AI સેવાને મોકલાતું નથી.
કોઈ પણ સંદેશ આઠ શૈલીઓમાં, એ જ ભાષામાં ફરીથી લખવા માટે Private Writing Assistantને Chromeમાં ઉમેરો. તે મફત છે અને એકાઉન્ટની જરૂર નથી.
