Private Writing Assistant自己寫的文章，要怎麼校對？
分好幾次讀，每次只檢查一件事，最後一次之前先改變文字的外觀。這樣你讀到的才是實際寫下的字，而不是你以為自己寫的內容。一封信讀四次也只要幾分鐘，抓到的錯誤會比仔細讀一次多很多。
為什麼仔細讀一次還不夠
重讀自己的文字時，你早就知道它要說什麼。漏掉的字，記憶會自動補上；重複的字，眼睛會直接跳過；錯字還沒被發現，就已經順順地讀過去了。放慢速度沒有想像中有用，真正有用的是換個讀法。
訣竅是每一次只給自己一個任務。沒有人能同時檢查邏輯、節奏和錯字，所以從大問題到小問題，一次看一類。反正要刪掉的句子，沒必要先去修飾。
第一次：重點清楚嗎？
只讀每段的第一句。理想的情況是，光讀這些就能知道整篇在說什麼。如果最重要的請求藏在最後，就把它移到開頭。第一句模糊的段落，通常段落本身的目的也很模糊。
陳經理您好，我看過上一季的數字，也跟雅婷稍微討論了一下，週五開會前還有幾個地方想確認。不知道您方不方便在週四前把最新的預測寄給我？
陳經理您好，想麻煩您在週四前把最新的預測寄給我。上一季的數字有幾個地方需要確認，我想在週五開會前跟雅婷一起核對。
事實沒變，禮貌也沒少。第二封只是在陳經理決定要不要繼續讀之前，先讓他知道需要做什麼。
第二次：每句話都有作用嗎？
一句一句問自己：「少了這句，讀者會漏掉什麼？」刪掉正文前的客套鋪陳（像是「冒昧來信，打擾您了」）、換句話重複前一句的句子，還有把本來可以說清楚的話講得模稜兩可的「應該」「好像」。
調整順序也在這一次。如果要先知道某件事才看得懂某句話，就把那件事寫在前面。
第三次：唸出來順嗎？
大聲唸出來，至少動動嘴唇默唸。耳朵會聽到眼睛漏掉的東西：一口氣唸不完的長句、開頭都一樣的三個句子、你講話時絕對不會用的詞。你唸到卡住的地方，讀者也會卡住。
第四次：錯字、文法和細節
到這時才看表面。不過在這之前，先改變文字的外觀：換字型或字級、貼到另一個視窗，或是用手機看。陌生的樣子會打斷你寫作時的記憶，讓你看見真正寫在上面的字。接著檢查：
- 人名、數字、日期和時間。逐一和原始資料比對。
- 「的」「得」混用，還有「在」和「再」、「做」和「作」這類同音字選錯。換行的地方尤其要注意。
- 前幾次改過的每一句。新的錯誤常常來自修改：前半句改了、後半句還是舊的，或是主詞換了、動詞沒跟著改。
文法檢查工具能做什麼、不能做什麼
檢查工具最擅長第四次。它不會累，不知道你原本想說什麼，讀最後一句跟讀第一句一樣專心。面對自己的文字，你做不到這一點。
但它取代不了前三次。它不會告訴你請求埋在第三段，也不會告訴你某句話根本沒有增加任何內容。所以內容和條理自己把關，最後一次交給檢查工具，也省得去修正那些反正要刪掉的句子裡的錯字。
