Private Writing AssistantLàm sao để tin nhắn nghe chuyên nghiệp hơn mà không đổi nội dung?
Giữ nguyên dữ kiện và yêu cầu, chỉ đổi cách diễn đạt: bỏ tiếng lóng và từ thừa, thay từ mơ hồ bằng từ cụ thể, và nêu yêu cầu lịch sự nhưng thẳng thắn. Trong Private Writing Assistant, chọn văn bản, nhấn Viết lại và chọn Chuyên nghiệp để có một phiên bản so sánh với bản của bạn.
“Chuyên nghiệp” nghĩa là gì
Chuyên nghiệp không có nghĩa là dài, cứng nhắc hay đầy câu chữ trang trọng. Nó có nghĩa là người đọc có thể nghiêm túc với tin nhắn của bạn mà không phải vất vả: dữ kiện rõ, yêu cầu rõ, giọng tôn trọng, và không có gì gây phân tâm, như tiếng lóng, một câu đùa có thể hụt, một chuỗi dấu chấm than hay lời xin lỗi dài hơn cả tin báo.
Một tin nhắn, hai giọng
Đây là một tin nhắn như thường thấy khi bạn đang vội, và một phiên bản chuyên nghiệp của nó:
ê sorry lại trễ nữa rồi!! khách đổi tùm lum phút chót nên slide chưa xong, mình gửi asap nha
Chào chị Mai, bộ slide sẽ trễ hơn dự kiến vì khách hàng thay đổi yêu cầu vào phút chót. Em sẽ gửi ngay khi xong và báo chị nếu phải sang sau ngày mai.
Hãy xem những gì được giữ lại: slide bị trễ, do khách hàng, sẽ được gửi sớm nhất có thể. Hãy xem những gì thay đổi: có lời chào, câu đầy đủ, một lời xin lỗi được thay bằng lý do, và lời hứa sẽ báo lại thay cho chữ “asap” mơ hồ.
Một phiên bản thân thiện sẽ nằm giữa hai bản: “Chị Mai ơi, em xin lỗi, slide bị trễ rồi! Khách đổi yêu cầu phút chót. Em gửi chị sớm nhất có thể nha.” Không giọng nào hay hơn. Giọng đúng tùy vào người đọc.
Viết lại không thể thêm dữ kiện bạn không đưa ra
Để ý rằng không bản nào nói “trước 3 giờ chiều”. Bản gốc không biết khi nào slide xong, nên một bản viết lại trung thực cũng không thể biết. Nếu muốn tin nhắn chắc chắn hơn, hãy tự thêm dữ kiện: “Em sẽ gửi trước 3 giờ chiều mai.” Chỉ một chi tiết đó giúp giọng văn chuyên nghiệp hơn bất kỳ cách chọn từ nào.
“Viết lại” hoạt động thế nào
Chọn một câu hoặc một đoạn trong gần như mọi ô văn bản, nhấn “Viết lại” và chọn một phong cách. Có tám: Cải thiện, Tự nhiên, Chuyên nghiệp, Thân thiện, Học thuật, Đơn giản hơn, Ngắn hơn và Mở rộng. Các thay đổi được tô sáng, nên bạn thấy chính xác chỗ nào đã đổi.
Sau đó thay văn bản của bạn chỉ với một cú nhấp (và hoàn tác nếu đổi ý), sao chép phiên bản mới, hoặc thử lại để có cách diễn đạt khác. Bản viết lại giữ nguyên ngôn ngữ bạn đã viết. “Viết lại” hoạt động ở mọi nơi tiện ích kiểm tra văn bản, trừ Google Slides.
Đọc thay đổi trước khi thay thế
- Có chi tiết quan trọng nào biến mất không: một cái tên, một con số, một điều kiện?
- Nó có hứa nhiều hơn ý bạn, hay xin lỗi ít hơn không?
- Nó còn giống giọng bạn không? Đồng nghiệp sẽ nhận ra khi một tin nhắn bỗng nghe như thông cáo báo chí.
Bạn là tác giả. Bản viết lại là một bản nháp để chọn, không phải phán quyết.
Riêng tư, kể cả với những tin nhắn khó
Những tin nhắn người ta muốn viết đúng nhất thường là những tin nhắn nhạy cảm: về khách hàng, về sự chậm trễ, về đồng nghiệp. “Viết lại” chạy trên máy tính của bạn bằng Chrome Built-in AI, nên văn bản bạn viết lại không bao giờ được gửi cho chúng tôi hay cho dịch vụ AI nào.
Thêm Private Writing Assistant vào Chrome để viết lại mọi tin nhắn theo tám phong cách, bằng chính ngôn ngữ bạn đã viết. Miễn phí và không cần tài khoản.
